Modalità di accesso alle banche dati

Il Sistema Guida generale mette a disposizione dell'utenza numerose funzionalità di accesso alle informazioni, attraverso le quali risultano possibili percorsi di navigazione e interrogazione dei dati che spaziano dal semplice percorrere l'albero gerarchico che rappresenta il patrimonio documentario reperibile negli Istituti di conservazione, alle più diffuse modalità di ricerca tramite inserimento di termini, full text o rispetto a specifici campi informativi, fino ad innovative forme di interazione grafica coi dati, basati su coordinate geografiche e storico-istituzionali.

Navigazione dell'albero gerarchico

La forma di accesso più tradizionale alle informazioni sul patrimonio documentario presenti nel sistema è costituita dalla esplorazione della rappresentazione ad albero della sua struttura informativa.

Ad ogni elemento accessibile a partire dal nodo principale (o radice) corrispondente al contenitore Sistema Guida generale degli Archivi di Stato italiani corrispondono altrettanti livelli di logici in cui risulta strutturata l'informazione (Istituto di conservazione, partizioni storiche o tipologiche, fino ad arrivare alla vera e propria descrizione archivistica), identificati attraverso la denominazione ed eventualmente articolati in nodi ulteriori. La navigazione di un ramo si conclude con l'arrivo ad un elemento finale, non più ulteriormente espandibile. La espansione ed implosione dei nodi di un ramo si ottiene cliccando rispettivamente sulle icone    e    poste a sinistra della icona corrispondente al nodo: una cartella    che si presenta aperta    quando il nodo è esploso. All'elemento terminale si trova invece associata semplicemente l'icona di un foglio   .

Grazie all'icona   , posta a sinistra del nodo radice, è possibile richiudere i livelli inferiori precedentemente aperti: con successivi clic sull'icona si risale infatti di livello implodendo a ritroso i rami via via esplorati, fino a riportare l'albero alla situazione di partenza.

La visualizzazione di tutti i contenuti informativi associati ad un livello (finestra del documento) si ottiene invece effettuando un clic sulla corrispondente denominazione.

La finestra del documento visualizza il complesso dei contenuti informativi associati alla scheda di un determinato livello di descrizione individuato tramite query o navigazione sull'albero.

In alto a sinistra viene riportata su più righe la cosiddetta "genealogia", ovvero il percorso che permette di identificare la posizione precisa nella struttura gerarchica del documento visualizzato, riportando le denominazioni di tutti i nodi gerarchicamente sovraordinati a partire dalla radice.

Dal pulsante    è possibile posizionarsi anche "fisicamente" nel punto occupato nella struttura ad albero dal record visualizzato.

Dalla finestra del documento è inoltre possibile navigare, utilizzando le apposite freccette direzionali poste in fondo alla schermata   , attraverso i livelli contigui (superiore, precedente, successivo o inferiore) a quello aperto in visualizzazione.

I dati contenuti della scheda possono essere esportati in formato XML o PDF e successivamente destinati ad una periferica di output o salvati su un proprio supporto di memoria.

La ricerca testuale è definita per agire di default sulle tre banche dati XML (patrimonio documentario, soggetti produttori e sitituti conservatori) che concorrono a formare il sistema; attraverso questa opzione risulta tuttavia possibile determinare ulteriormente l'informazione su cui si desidera effettuare la ricerca, selezionando solamente uno dei tre bacini informativi.

Accesso tramite ricerca per termini (ricerca semplice e ricerca avanzata)

La modalità di accesso alle informazioni tramite query determinata dall'inserimento di termini di ricerca può essere impostata sia per agire full text (ricerca semplice), allorché si decida di ricercare uno o più termini all'interno di qualunque campo del database, sia circoscrivendola a specifici campi (denominazione e data) ritenuti maggiormente rilevanti nella struttura informativa (ricerca avanzata). La frase di ricerca in quest'ultimo caso può essere arricchita aggiungendo alla singola input box offerta di default dall'interfaccia ulteriori righe e componendo così una frase formata da più termini di ricerca messi in relazione dagli opportuni operatori logici (OR, NOT).

Per entrambe le modalità di ricerca testuale, è inoltre possibile impostare specifiche opzioni che consentono di ignorare la desinenza dei termini di ricerca introdotti o di ampliarne le potenzialità estendendo la ricerca a parole simili.

La base informativa su cui eseguire la ricerca può essere limitata ad uno specifico nodo selezionato sull'albero facendo clic sulla sua icona, e scegliendo nella maschera di ricerca l'opzione Limita al ramo selezionato. Sempre dalla maschera si può anche scegliere di circoscrivere i risultati della ricerca limitandoli a specifici livelli di descrizione archivistica (fondo o serie).

Accesso mediante interfacce grafiche

Consultazione del patrimonio documentario dei singoli Istituti dislocati sul territorio nazionale

Attraverso l'interazione con una cartina dell'Italia realizzata nel formato standard cartografico vettoriale SVG - Scalar Vector Graphics, è possibile selezionare da una lista "dinamica" a scorrimento facilitato (con meccanismo definito tecnicamente fisheye) uno specifico Archivio di Stato ed ottenere in risposta una interfaccia di ricerca e navigazione limitata ai dati dell'Istituto prescelto. Le funzionalità di navigazione sull'albero e di ricerca testuale associate alla banca dati ottenuta restano le medesime del Sistema complessivo.

Ricerca dei soggetti produttori per fasi e contesti storici

Il Sistema Guida generale ha predisposto una interfaccia grafica di consultazione delle informazioni storico-istituzionali basata sulla interazione tra una mappa del territorio italiano in formato SVG, una barra temporale che consente all'utente di collocarsi in 11 momenti storici predeterminati (dal periodo comunale alla Repubblica italiana) ed una rappresentazione formale dei principali eventi storici e dell'assetto istituzionale da questi determinati sul territorio nazionale (espressa attraverso una ontologia OWL - Ontology Web Language)

Collocandosi con la barra temporale su una delle tacche discrete previste dal sistema, corrispondenti prevalentemente ad eventi storici fondamentali - come paci o trattati - che hanno comportato un riassetto istituzionale e territoriale dell'Italia, si ottiene in risposta una mappa storica relativa al periodo prescelto, corredata dall'elenco dei contesti storico-istituzionali presenti sul territorio nazionale a quella data. Selezionando un contesto storico-istituzionale attraverso un clic del mouse, il sistema rende in risposta: un sommaria cronologia del territorio appartenuto a quell'entità statale: la possibilità di accedere ai soggetti produttori che hanno operato all'interno del cosiddetto contesto archivistico-istituzionale di riferimento: l'elenco del o degli Archivi di Stato interessati in quanto conservatori di carte prodotte dalle istituzioni dipendenti da quest'ultimo.

Alla rete di contesti archivistico-istituzionali individuati con coordinate storico-geografiche sul territorio italiano, sono stati puntualmente ricondotti gli effettivi soggetti produttori della documentazione descritta nel Sistema, in questa fase limitatamente al periodo preunitario. Cliccando sul contesto archivistico-istituzionale si ottiene l'elenco dei soggetti produttori ripartiti per tipologia e a partire da ciascuno di essi si apre la relativa scheda descrittiva dalla quale è possibile accedere alla descrizione del complesso archivistico da esso prodotto ed all'eventuale profilo istituzionale.